Toda la documentación que generamos en nuestro vida profesional, es en cierta medida confidencial (incluso cuando ya no es de utilidad); unas veces porque contiene datos de carácter personal, y entonces nos obliga la propia legislación vigente, y otras veces porque contiene información relativa a nuestra empresa o nuestro trabajo, y entonces nos obliga el sentido común… Por lo tanto, ya es comúnmente aceptado, que para desprendernos de esos documentos inservibles para nosotros, es necesario un proceso previo de TRITURACIÓN.
El Dilema es… ¿Lo trituramos nosotros, o externalizamos este servicio para que empresas especializadas lo hagan? Pues bien veamos cuales son las ventajas y desventajas de cada opción:
1.- SEGURIDAD. Cuando lo trituramos nosotros mismos, tenemos la plena certeza de que la información ha sido debidamente destruida, sin lugar a dudas. Cuando externalizamos este servicio, también podemos tener esa misma certeza y seguridad, pero solo si adoptamos ciertas medidas esenciales… En primer lugar, Exigirle a la empresa especializada una Certificación externa de cumplimiento de la norma UNE 15713 “destrucción confidencial y segura”. Y en segundo lugar, debemos tener la opción de presenciar personalmente la Trituración de todo el material que nos han retirado, en las condiciones que nos han ofrecido (aunque luego renunciemos a esa opción y no lo presenciemos).
2.-PRECIO. El rendimiento de una trituradora industrial externa, es tremendamente superior (varias toneladas por hora) al de las trituradoras domésticas que podamos instalar en nuestra oficina, por lo que las empresas especializadas, pueden ofrecernos precios más baratos que si lo hacemos nosotros, con un triturador personal o doméstico. No solo por la mayor capacidad/velocidad de sus máquinas, sino por el coste del emplazamiento(habitualmente una nave industrial en un polígono, y no una oficina en un edificio financiero en la ciudad), o incluso el coste laboral (el de un mozo especialista, y no una secretaria ejecutiva…). Además las empresas especializadas, por su alto volumen de material, obtienen un ingreso adicional por la venta de ese material, una vez destruido, como materia prima en su posterior reciclaje.
3.- RAPIDEZ. Cuando se trata de destruir Documentos sueltos y escasos, no hay nada más inmediato que hacerlo en el propio despacho donde se generan. Sin embargo, cuando se trata de eliminar Documentación acumulada, a menudo durante meses o años, obviamente es mucho más rápido un servicio externo que cuente con capacidad industrial, como hemos visto anteriormente.
Francisco Donoso
